طراحی سالن اجلاس

سالن اجلاس، مکانی برای برگزاری انواع جلسات و مراسم‌های رسمی در سازمان‌ها و شرکت‎هاست. تبادل نظرهای انجام شده در سالن جلسات، می‌تواند راهگشای مسائل مختلف سازمان‌ها و شرکت‌های موجود شود. همانطور که می‌دانید این سالن‌ها مکانی برای برگزاری جلسات رسمی و مهم هستند و این موضوع ایجاب می‌کند که برای معماری و طراحی سالن اجلاس، از افراد متخصص در این حوزه کمک گرفت تا تمامی مراحل طراحی سالن‌های اجلاس به صورت تخصصی و اصولی انجام شوند.

با توجه به اهمیت طراحی سالن اجلاس، در ادامه این مقاله قصد داریم در مورد جزئیات روش‌های طراحی و چیدمان‌های مختلفی که در سالن‌های اجلاس و همایش‌ها، قابل اجرا هستند، صحبت کنیم.

نمونه کار طراحی سالن اجلاس را می توانید در سایت پارس ویونا ببینید.

سالن اجلاس

همایش‌های مختلفی در طول روز و با اهداف مختلفی برگزار می‌شوند. گاهی در این همایش‌ها، صدها نفر حضور دارند. برای این که بتوان این افراد را در مکانی مناسب و بهینه جای داد، سالن اجلاس طراحی می‌شود. این سالن‌ها دارای خصوصیات و قابلیت‌هایی هستند که بتوانند بهترین شرایط را برای یک گردهمایی بزرگ فراهم می‌کنند. در این مقاله با سالن اجلاس و چگونگی طراحی آن آشنا می‌شوید.

سالن اجلاس چیست؟

شاید در ابتدای کار بهتر باشد، سالن اجلاس را بهتر بشناسید و بدانید به چه مکان‌هایی گفته می‌شود. سالن اجلاس در اصل به سالن‌های بزرگ گفته می‌شود که بسته به نیاز محیط، ممکن است بین صد تا هزاران متر مربع متراژ داشته باشد. در سالن اجلاس، نحوه نشستن و قرارگیری میز و صندلی‌ها با توجه به کاربری محیط و ظرفیت آن متفاوت است. با این حال اکثر اوقات یک سن برای سخنران و مجری و فضایی با صندلی‌های ردیفی و ستونی طراحی می‌شود.
در سالن اجلاس از امکانات صوتی و تصویری، بلندگوهای مختلف، نورپردازی سالن آمفی تئاتر متنوع استفاده می‌شود تا بتوان بهترین صدا و تصویر را برای افراد حاضر در سالن ایجاد کرد.

مطالعه بیشتر: سالن آمفی تئاتر

امکانات سالن اجلاس

برای این که سالن اجلاس مناسبی طراحی شود، باید امکانات و قابلیت‌هایی را به فضا افزود. البته این امکانات با توجه به کاربری و ظرفیت سالن ممکن است با همدیگر تفاوت‌هایی داشته باشند. با این حال امکاناتی را که بسیار رایج هستند در ادامه بررسی می‌کنیم.

متراژ سالن و طراحی داخلی

معمولاً سالن‌های اجلاس در متراژهای بالا طراحی می‌شوند. البته این که متراژ چقدر باشد، کاملاً وابسته به کاربری محیط است. ممکن است یک شرکت کوچک با سالن اجلاس ۵۰ متری بتواند نیاز خود را برطرف کند. در عوض یک سالن بزرگ که برای کنفرانس‌های چند هزار نفری طراحی می‌شود، هزاران متر زیربنا نیاز دارد. معمولاً این سالن‌ها در بیش از یک طبقه طراحی می‌شوند تا بتوان دید مناسبی را نسبت به سن برای همه حاضرین در جلسه ایجاد کرد.
علاوه بر متراژ، طراحی داخلی سالن هم بسیار مهم است. معمولاً در سالن‌های بزرگ، کف فضا به صورت پلکانی ساخته می‌شود تا افرادی که در انتهای سالن قرار می‌گیرند، احاطه مناسبی نسبت به فضای سن داشته باشند.
طراحی دیواره‌ها و  فضای اطراف نیز باید با توجه به میزان رسمی بودن سالن مورد توجه قرار گیرد. معمولاً برای سالن‌هایی که همایش‌های رسمی در آن برگزار می‌شوند، از طراحی داخلی کلاسیک و دارای پیچیدگی کمتری استفاده می‌شود.

تجهیز سالن برای نشستن مهمان

پس از این که طراحی داخلی و سکوبندی‌های مورد نیاز در سالن اجلاس انجام شد، نوبت مبلمان کردن آن است. معمولاً صندلی‌های راحتی و تاشو که بخش نشیمن آن جمع می‌شود برای این سالن‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. این صندلی‌ها به صورت ردیفی کنار همدیگر قرار می‌گیرند. قسمت تاشو صندلی کمک می‌کند تا با کمترین فضا بتوان سالن را تجهیز کرد و مسیر برای رفت و آمد افراد باز باشد.
اگر عرض سالن بزرگ باشد، در بین ردیف‌های مختلف، فضایی باز گذاشته می‌شود تا بتوان رفت و آمد را از این طریق به‌سهولت انجام داد.
بر روی سن، بخش‌هایی مانند تریبون، میزهای مختلف با توجه به کاربری محیط و ... در نظر گرفته می‌شود. یک مرکز طراحی و دکوراسیون حرفه‌ای مانند پارس ویونا این امکانات را با بهترین کیفیت، تجهیز می‌کند تا سالن اجلاس به روز و مناسبی ایجاد شود.

سن یا مکان قرارگیری سخنران‌ها و مجری

بخش بسیار مهمی از سالن اجلاس، مکانی است که تریبون قرار می‌گیرد. این بخش بدین صورت طراحی می‌شود که نسبت به سطح اولیه دارای سکوی حدود یک تا دو متری است تا دید مناسبی ایجاد شود. بخش‌هایی مانند میز تریبون، دستگاه‌های صوتی و تصویری و ... برای این قسمت هم در نظر گرفته می‌شود.

سیستم‌های صوتی و تصویری سالن

بخش مهمی از سالن اجلاس، سیستم‌های صوتی و تصویری آن است. معمولاً سخنران‌ها، از پاورپوینت و فیلم و تصویر برای ارائه اطلاعات به افراد حاضر در سالن استفاده می‌کنند. اگر سیستم‌ها به روز و جدید نباشند، نمی‌توان انتظار داشت که مورد توجه مخاطبان قرار گیرند و تأثیر منفی بر روی انتقال اطلاعات خواهد داشت. یک سالن اجلاس خوب، بهترین سیستم‌های صوتی و تصویری را در اختیار مهمانان قرار می‌دهد.
ممکن است کنفرانس چند طرفه باشد. در این صورت نیاز است تا سیستم‌های صوتی و حتی تصویری بر روی صندلی مهمانان هم نصب شود تا در صورت نیاز به صحبت یا ارائه اطلاعات بتوانند از آن‌ها استفاده کنند.
سیستم‌های صوتی که بتواند تمام بخش‌های سالن را پوشش دهد، مورد نیاز سالن‌های بزرگ است. سیستم‌ها باید در فواصل مناسب نسبت به هم قرار داده شوند تا تمام قسمت‌ها صدا را با کیفیت مناسب در اختیار داشته باشند.

کاربرد سالن اجلاس

کاربردهای سالن اجلاس بسیار متنوع است و برخی از این موارد در ادامه ذکر شده‌اند:
برگزاری جلسات شرکت‌های بزرگ
برگزاری همایش‌های بزرگ داخلی و خارجی
سمینارهای آموزشی و علمی
کلاس‌ها و دوره‌های آموزشی آزاد
نشست‌های بین‌المللی و بین استانی
بخش‌های مختل سالن اجلاس
سالن اجلاس از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است و برخی از این قسمت‌ها از دید مهمانان پنهان هستند. رایج‌ترین بخش‌های سالن‌های اجلاس به شرح زیر هستند:
فضای اصلی سالن اجلاس
لابی یا فضای انتظار
اتاق کنترل یا فرمان
راهروهای ورودی و خروجی
فضای استراحت
سرویس‌های بهداشتی
آشپزخانه و کافی بار

هزینه طراحی سالن اجلاس

چه به‌عنوان مسئول یک شرکت بخواهید سالن اجلاس کوچکی را برای موسسه خود طراحی کنید، چه سالن همایش عمومی را برای اجاره دادن ترتیب می‌دهید، هزینه طراحی برایتان از مهم‌ترین بخش‌ها است. برآورد هزینه‌ها باعث می‌شود تا برنامه‌ریزی جهت ارائه خدمات و پایان کار به‌خوبی انجام گیرد.
هزینه طراحی این سالن‌ها به موارد مختلفی وابسته است که برخی از مهم‌ترین آن‌ها را در ادامه بررسی می‌کنیم.
متراژ سالن از عوامل مهمی است که مستقیماً روی هزینه‌های نهایی موثر است. قطعاً هر چه متراژ بالاتر باشد، قیمت ملک نیز بیشتر خواهد بود.
نحوه اجرای پروژه و طراحی داخلی و نمای خارجی سالن از دیگر عواملی است که بر روی هزینه طراحی سالن موثر است.
سیستم‌های نورپردازی در طیف وسیعی از قیمت قرار دارند. با توجه به نیاز و سلیقه مشتری، این سیستم‌ها انتخاب و اجرا می‌شوند.
سیستم‌های صوتی و تصویری نیز از ساده تا بسیار پیشرفته و امروزی در بازار موجود هستند. این سیستم‌ها نیز بر روی هزینه طراحی سالن اجلاس مؤثرند.
هزینه خرید صندلی و میز، تریبون و ... نیز باید مورد توجه قرار گیرند.
فضاهای اضافی سالن مانند کافی‌شاپ، اتاق پذیرایی، اتاق انتظار، راهروها و ... در هر سالن ممکن است وجود داشته باشند یا اصلاً طراحی نشوند. این فضاها خود هزینه‌ای مجزا را برای طراحی سالن به همراه خواهند داشت.
هزینه‌های جاری مانند هزینه‌های تأسیسات، سیستم‌ها و ... نیز جزو هزینه‌هایی هستند که به طور مداوم وجود دارند.

معماری و طراحی سالن اجلاس

برای معماری و طراحی سالن اجلاس دو بخش مهم مورد توجه قرار می‌گیرند. اولین بخش بحث طراحی و دکوراسیون سالن اجلاس است که با کمک علم معماری و طراحی داخلی انجام می‌شود؛ اما دومین بخش مربوط به طراحی سیستم‌های الکتریکی و تجهیزات مختلف صوتی، تصویری و .. است. برای طراحی سالن اجلاس با روش‌های اصولی و تخصصی، می‌بایست هر دو بعد طراحی و دکوراسیون سالن اجلاس و طراحی الکتریکال و مکانیکال این سالن‌ها مورد بررسی قرار گیرند. به همین خاطر، می‌توان با پلان‌ها و نقشه‌هایی که به صورت تخصصی طراحی می‌شوند، مراحل مربوط به معماری و طراحی سالن اجلاس را از جنبه‌های مختلف انجام داد.

تخصصی بودن تکنیک‌های انجام شده برای معماری و طراحی سالن اجلاس آنقدر حائز اهمیت است که نمی‌توان از آن چشم‎پوشی کرد. به همین خاطر، مجموعه‌های مختلفی در حال ارائه خدمات برای طراحی و دکوراسیون سالن اجلاس‌اند. فارغ از اینکه از کدام شرکت جهت دریافت این خدمات کمک می‌گیرید، باید در مورد مراحل معماری و طراحی سالن اجلاس اطلاعات کسب کنید.

دریافت خدمات مشاوره جهت طراحی سالن اجلاس

اولین گام برای طراحی و معماری سالن اجلاس، دریافت خدمات مشاوره تخصصی است. در این مرحله لازم است که یک بازدید تخصصی و اجمالی از محل برگزاری سالن‌های اجلاس انجام شود تا ابعاد، میزان فضا و شرایط مختلف سالن اجلاس جهت اجرا کردن روش‌های مختلف طراحی و دکوراسیون داخلی، بررسی شوند. معمولا در این گام، کارفرما انتظارات خود را برای معماری و طراحی سالن اجلاس بیان می‌کند و یک هزینه تقریبی بر اساس شرایط موجود به فرما کارفرما پیشنهاد می‌شود تا در مورد ادامه روند کار تصمیم‎گیری شود.

تهیه نقشه و پلان‌های الکتریکال و معماری

پس از بررسی‌های لازم، نوبت به تهیه نقشه و پلان‌های الکتریکال و معماری می‌رسد. همانطور که اشاره شد، نقشه و پلان‌های طراحی‎شده برای سالن‌های اجلاس به دو دسته الکتریکال و معماری تقسیم‎بندی می‌شوند. پلان‌های الکتریکال شامل مجموعه‎ای از سیستم‌های الکتریکی، صوتی، تصویری و ... هستند که باید در سالن اجلاس اجرایی شوند.

در این مرحله فرد متخصص نقشه و پلان‌های خود را به صورت سه‎بعدی به اجرا در می‌آورد. طرح‌های سه‎بعدی بدست آمده در نقشه و پلان‌های الکتریکال و معماری، می‌توانند به دست کارفرما برسند تا کارفرما با بررسی‌های لازم مدل مورد نظر خود را انتخاب نماید.

تایید کارفرما جهت اجرایی کردن نقشه

در این مرحله لازم است که نقشه و پلان‌های طراحی شده جهت طراحی سالن اجلاس به دست کارفرما برسند. معمولا چندین نقشه سه بعدی با رنگ‎بندی‌های متفاوت و تجهیزات مختلف به کارفرما ارائه می‌شوند تا کارفرما بتواند با مقایسه هر یک از انواع این نقشه‌ها، بهترین نقشه را جهت طراحی سالن اجلاس انتخاب کند. بدیهی است که ممکن است هزینه اجرای هر یک از این نقشه‌ها با هم متفاوت باشد. در این زمان، شرکت ارائه دهنده خدمات معماری و طراحی سالن اجلاس باید در این مورد با کارفرما صحبت کند تا کارفرما با اطلاعات کامل، یک نقشه را تایید یا رد کند.

اجرای نقشه‌های الکتریکال و معماری

پس از تایید کارفرما جهت اجرای نقشه‌های الکتریکال و معماری، نوبت به مرحله اجرا می‌رسد. در این مرحله لازم است که نقشه‌های الکتریکال و معماری به صورت تخصصی در محل سالن اجلاس اجرایی شوند. انتخاب بهترین مهندسین جهت اجرایی کردن این پنل‌ها بسیار حائز اهمیت است.

چیدمان صندلی و میز در طراحی سالن اجلاس

یکی از مهم ترین بخش‌های دکوراسیون سالن اجلاس، صندلی‌ها و میز سالن اجلاس است. برای طراحی و دکوراسیون سالن اجلاس به صورت اصولی و تخصصی، لازم است که به چیدمان صندلی و میز نیز توجه شود. چرا که این سالن‌ها محلی برای برگزاری جلسات مهم هستند و دسترسی هر یک از حضار به سیستم‌های صوتی، تصویری و فرد برگزار کننده جلسه، بسیار حائز اهمیت است. همه این موارد به واسطه چیدمان مناسب صندلی و میز در طراحی سالن اجلاس قابل دسترسی‌اند.

به طور کلی، سبک‌های مختلفی برای چیدمان صندلی و میز در طراحی و دکوراسیون سالن اجلاس وجود دارند که می‌توان از هر کدام از آن‌ها بسته به سبک و ابعاد سالن اجلاس، استفاده کرد. در ادامه به سه سبک رایج برای چیدمان صندلی و میز در طراحی سالن اجلاس اشاره می‌کنیم.

سبک U شکل

یکی از سبک‌های خاص و مدرن برای چیدمان صندلی و میز در طراحی و دکوراسیون سالن اجلاس است. در این روش از چیدمان، مبلمان و صندلی‌های سالن اجلاس در دور یک میز U شکل قرار داده می‌شوند. روبروی بخش اصلی این چیدمان که معمولا سران مجموعه در آن می‌نشینند، باز است. بنابراین، می‌توان در این بخش از سیستم‌های صوتی و تصویری استفاده کرد. از مزایای سبک چیدمان U شکل برای طراحی سالن‌های اجلاس، می‌توان به امکان اجرای آن در مکان‌های کوچک و بزرگ اشاره کرد. همچنین، این سبک مناسب دکوراسیون اداره‌ها و مجموعه‌های خاص و لوکس است.

سبک کلاسیک (میز بیضی شکل)

یکی دیگر از سبک‌های چیدمان برای طراحی و دکوراسیون سالن اجلاس، سبک کلاسیک است. در این سبک میز اصلی اتاق اجلاس به صورت بیضی شکل و به هم پیوسته در وسط اتاق قرار می‌گیرد. سپس، صندلی‌ها در دور این میز قرار خواهند گرفت. از مزایای سبک چیدمان کلاسیک و جدید برای سالن‌های اجلاس، می‌توان به زیبایی و جمع‎و‎جور بودن این سبک طراحی اشاره کرد. بنابراین، برای سالن‌های کوچک استفاده از این سبک چیدمان صندلی و میز بسیار مفید خواهد بود.

سبک مربع و مستطیل شکل

سبک چیدمان مربع و مستطیلی شکل جزء سبک‌های خاص و قدیمی است که برای بسیاری از سالن‌های اجلاس مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این سبک، میزهای سالن اجلاس به گونه‌ای کنار هم چیده می‌شوند که یک فضای مستطیل یا مربعی شکل که درون آن خالی است را به وجود آورند.

این سبک از چیدمان میز و صندلی در سالن‌های اجلاس، می‌تواند فضای تقریبا زیادی را اشغال کند. از طرفی بخش میانی میز و صندلی‌ها نیز بلا استفاده خواهد بود. اما فضایی که در این میان ایجاد می‌شود، می‌تواند دید خوبی را به همه حضار در هنگام برگزاری جلسات بدهد.

هزینه طراحی و دکوراسیون سالن اجلاس

حال که با سبک‌های چیدمان مختلف برای طراحی و دکوراسیون سالن اجلاس و مراحل طراحی سالن اجلاس آشنا شدید، شاید این سوال برای شما مطرح شود که هزینه طراحی و دکوراسیون سالن اجلاس چقدر است؟ به طور کلی به واسطه نوع سبک انتخاب شده برای معماری و طراحی سالن اجلاس، هزینه طراحی نیز محاسبه می‌شود. گاهی اوقات سالن اجلاس از قدیم در سازمان یا اداره طراحی شده بوده است؛ اما به دلیل نیاز به بازسازی سالن اجلاس، لازم به تعویض برخی از سبک‌ها در سالن اجلاس خواهد بود. در این شرایط احتمالا هزینه نهایی برای طراحی و دکوراسیون سالن اجلاس زیاد نخواهد بود. این در حالی است که اگر نیاز به اجرای سالن اجلاس از پایه باشد، لازم است که افراد اقدام به دریافت خدمات تخصصی تر کنند.

مطالعه بیشتر: آکوستیک سالن آمفی تئاتر