بازگشت به بلاگ

  • سالن جلسات

سالن جلسات

سالن جلسات محل مناسبی برای برگزاری کنفرانس‌های کاری و همایش‌ها است. این روز‌ها بخشی از زیربنای ساختمان‌های بزرگ مسکونی و تجاری به شکل سالن‌های بزرگ و مجهز برای انجام مراسمات و همایش‌ها در نظر گرفته می‌شود.دکوراسیون اتاق جلسات برای جذب مشتری ضروری است.

از طراحی اولیه سالن جلسات گرفته تا نوع مصالحی که در ساخت آن به‌کار گرفته می‌شود، بهتر است توسط مهندسین خبره و باسابقه انجام شود. همچنین لوازم و اکسسوری‌هایی که فضای داخلی سالن جلسات را تجهیز می‌کنند، باید زیر نظر کارشناس و متناسب با نوع کاربری انتخاب گردند.

بسیاری از فعالین در حوزه اقتصاد معتقدند کیفیت سالن جلسات و لوازم جانبی مورد استفاده در حین کار، می‌تواند تاثیر مهمی در نتیجه کنفرانس و آینده کاری شرکت داشته باشد. بنابراین اغلب صاحبان مشاغل مهم و شرکت‌های تجاری، سالنی مجزا برای شرکت خود در نظر گرفته و برای این بخش از ساختمان اداری شرکت اهمیت ویژه‌ای قائلند.

به همین دلیل با مراجعه به شرکت‌هایی مانند پارس ویونا که در زمینه مشاوره، طراحی، ساخت و اجرای سالن‌ جلسات فعالیت دارند، فضایی مطابق با نیاز‌های شرکت اجرا می‌کنند.

در این مقاله نخست شما را با دلایل لزوم سالن جلسات و تجهیز آن‌ آشنا می‌سازیم. در ادامه ویژگی‌های اتاق کنفرانس و مواردی را که باید در تجهیز سالن جلسات به‌کار گرفته شود شرح خواهیم داد. با ما تا انتهای مقاله همراه شوید.

برای آشنایی با سالن سینما به صفحه مورد نظر مراجعه کنید.

کاربرد سالن جلسات

انسان موجودی اجتماعی است و همواره از مشورت دیگران برای تصمیمات مهم خود استفاده کرده است. در گذشته مکان خاصی برای جلسات وجود نداشت اما تکرار این کار رؤسا را به این نتیجه رساند که وجود فضایی مجزا می‌تواند تاثیر زیادی در کیفیت و نتیجه جلسه داشته باشد. تشکیل جلسه نخست مخصوص رؤسای قبایل و سیاست‌مداران بود اما رفته رفته افراد عادی که ریاست شرکت‌ها را به عهده داشتند نیز به مزایای مشورت و ایجاد جلسه پی بردند.

به این ترتیب برخی از ادارات دولتی و شرکت‌های بزرگ، بخشی از ساختمان را برای برگزاری جلسات مهم در نظر ‌گرفتند. معمولا سالن جلسات، نسبت به قسمت‌های دیگر ساختمان بزرگ‌تر بود اما تجهیزات خاصی در آن وجود نداشت!

با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژي در زمینه‌های مختلف، مجهز شدن سالن جلسات به فناوری جدید، برای بالا بردن کیفیت کنفرانس‌های کاری و همایش‌ها اهمیت پیدا کرد.

امروزه اغلب سالن‌هایی که برای کنفرانس و جلسات مهم در نظر گرفته می‌شوند، نیازمند وجود تجهیزاتی متناسب با تکنولوژی روز دنیا هستند. به‌طور مثال برخی جلسات از راه دور و به‌صورت آنلاین برگزار می‌شوند. بنابراین وجود سیستم‌هایی که بتوانند ارتباط صوتی یا تصویری با سایر افراد را برقرار کنند، الزامی است.

در حال حاضر شرکت‌های بزرگ وجود فضایی مجزا به عنوان سالن جلسات که به تجهیزات روز دنیا مجهز باشد را در دستور کار خود قرار می‌دهند. تجربه ثابت کرده بیشتر مجموعه‌هایی که به اهمیت ساخت و تجهیز سالن‌های همایش پی برده‌اند، نسبت به رقبای خود عملکرد موفق‌تری دارند.


ویژگی سالن جلسات استاندارد

همان‌طور که پیشتر نیز گفته شد در گذشته نه‌تنها در بسیاری از شرکت‌ها فضایی به عنوان سالن جلسات وجود نداشت، بلکه در صورت وجود چنین فضایی تجهیزات خاصی نیز مشاهده نمی‌شد. اما امروزه بیشتر صاحبان مشاغل بزرگ اهمیت وجود سالنی با تجهیزات کامل را درک کرده‌اند.

به همین دلیل اغلب آن‌ها حساسیت زیادی نسبت به طراحی و ساخت این بخش از خود نشان داده و در اغلب موارد هزینه گزافی بابت آن می‌پردازند. امروزه برای بالا بردن کیفیت جلسات کاری و ایجاد ارتباط بهتر، استاندارد‌هایی نیز برای ساخت و تجهیز این بخش از ساختمان‌ در نظر گرفته شده است که در ادامه مقاله به آن می‌پردازیم.


تجهیزات سالن‌ جلسات

در ادامه به معرفی و بررسی تجهیزات مورد نیاز در سالن جلسات می پردازیم. باما همراه باشید.


ابعاد و مساحت اتاق کنفرانس

اغلب معمارانی که در کار طراحی و ساخت سالن جلسات هستند، سعی می‌کنند مساحت زیادی از زیربنا را به این سالن اختصاص دهند. از آنجایی که تعداد شرکت‌کنندگان در جلسات مختلف متفاوت است، باید گنجایش سالن جلسات طوری انتخاب شود، که ظرفیت بالایی برای حضور افراد داشته باشد.

بسیاری از شرکت‌های بزرگ مساحت سالن جلسات را طوری انتخاب می‌کنند که امکان اجاره آن برای برگزاری همایش‌ها و جلسات شرکت‌ها و ارگان‌های دیگر نیز وجود داشته باشد. این کار می‌تواند منبع درآمد خوبی برای به‌روز کردن سیستم‌های شرکت و تامین هزینه‌های مربوط به تعمیر و نگهداری سالن اجتماعات باشد.ساخت و تجهیز سالن اجتماعات توسط تیم خبره پارس ویونا اجرا می شود.


آکوستیک بودن سالن

یکی از اولین تفاوت‌هایی که سالن جلسات با سایر بخش‌های هر اداره دارد، آکوستیک بودن آن است. گاهی جلسات باید به‌صورت محرمانه انجام شوند. به همین دلیل وجود تجهیزات آکوستیک الزامی است. البته جلوگیری از ورود صداهای بیرون از سالن برای تمرکز بیشتر اعضای شرکت کننده در جلسه نیز از دیگر مواردی است که اهمیت تجهیزات آکوستیک را بیشتر می‌کند.


ایجاد هارمونی رنگ‌ها

این روز‌ها روانشناسی رنگ‌ها و تاثیر آن بر تصمیمات و خلق و خوی افراد از نظر علمی ثابت شده است. به همین دلیل انتخاب رنگ‌های خاص در بخش‌های مختلف سالن و تناسب آن‌ها با یکدیگر، اهمیت زیادی دارد. البته مواردی مانند چرک‌تاب بودن رنگ‌های به‌کار رفته و تاثیری که بر نورپردازی دارند نیز در انتخاب رنگ‌ها لحاظ می‌شود.


مبلمان

اغلب جلسات کاری ساعت‌ها به طول می‌انجامد. به همین دلیل وجود مبلمان متناسب با سالن جلسات اهمیت زیادی دارد. مواردی همچون ارتفاع صندلی، زاویه تکیه‌گاه نسبت به نشیمن، نوع پارچه به‌کار رفته در مبل و میزان سفتی یا نرمی نشیمن از جمله مواردی است که در سالن‌های استاندارد به آن توجه می‌شود.

گاهی غیر استاندارد بودن صندلی‌ها موجب بروز کمردرد در شرکت‌کنندگان شده و آن‌ها را مجبور به ترک جلسه می‌کند!


سیستم صوتی

تجهیز سالن جلسات به سیستم‌های صوتی، از الزامات کاربردی این بخش از ساختمان‌های اداری است. در این سیستم برای بهتر شنیده شدن مکالمات میان رئیس جلسه و شرکت‌کنندگان، یونیت‌های میکروفون به صورت یک یا چند زنجیره به بخش مرکزی سالن جلسات متصل می‌گردد. گاهی برای تقویت و کنترل صداها از آمپلی‌فایر نیز کمک گرفته می‌شود.

این تجهیزات با توجه به نوع کاربری سالن و نیاز کاربران انتخاب و نصب می‌گردد. در سالن‌هایی که به تجهیزات تصویری نیاز دارند، از دوربین‌های اتو ترک، مانیتور کنفرانس، پرده پروژکتور و سایر تجهیزات تصویری بسته به نیاز شرکت استفاده می‌شود.


نورپردازی

این روز‌ها مقوله نورپردازی به یکی از امور تخصصی در تکمیل و تجهیز سالن جلسات تبدیل شده است. علاوه بر جنبه تزئینی، به‌کارگیری نور مناسب برای ایده‌آل شدن شرایط سالن الزامی است.

نور ضعیف و ناکافی در درازمدت می‌تواند باعث خستگی چشم شده و عملکرد اعضای حاضر در جلسه را تحت تاثیر قرار دهد. از طرفی اگر سالن به تجهیزات تصویری مجهز باشد، هنگام تماشای فیلم یا اسلاید به نور کم‌تری نیاز است.

بنابراین ایده‌آل‌ترین نوع نورپردازی، به‌کارگیری چراغ‌هایی است که به سیستم کنترل نور مجهز هستند. البته در بخش مرکزی سالن و قسمت‌هایی که به تمرکز بیشتری نیاز است، می‌توان از پروژکتور‌های مناسب استفاده نمود.


تاسیسات الکتریکی و مکانیکی

اصولا تجهیزات سالن جلسات باید به‌گونه‌ای باشد که حاضرین در جلسه هیچ مشکلی بابت سرما، گرما، نور، اکسیژن و... نداشته باشند. از آنجایی که بیشتر سالن‌های کنفرانس آکوستیک هستند، منفذی برای ورود و خروج هوا وجود ندارد. به همین دلیل استفاده از دستگاه‌های تهویه مطبوع الزامی است. انتخاب نمونه‌های پیشرفته و با کیفیت این نوع دستگاه‌ها برای بهبود هوای سالن می‌تواند در روند جلسات کاری مؤثر باشد.

سیستم سرمایش و گرمایش سالن‌ها نیز باید با دقت و وسواس زیاد انتخاب شود تا دمای هوای سالن در فصول مختلف متعادل بوده و محیطی ایده‌آل را برای افراد حاضر در جلسه فراهم کند.

سیستم‌های صوتی تصویری نیز باید به‌گونه‌ای انتخاب شوند که بتوانند نیاز‌های جلسه را برآورده کنند. امروزه بسیاری از سالن‌ها از تجهیزات و فناوری روز دنیا برای ارتباط بهتر با شرکت‌های خارجی استفاده می‌نمایند. گرچه هزینه نصب و راه‌اندازی برخی از این تجهیزات بالا است، اما موفقیت‌هایی که می‌تواند در درازمدت برای شرکت به همراه داشته باشد، جبران هزینه اولیه را خواهد کرد.


محل قرار گرفتن سن

برخی از سالن‌های کنفرانس فاقد سن هستند و صندلی‌ها در اطراف میز بزرگی چیده شده و در راس میز، جایگاه رئیس جلسه قرار دارد که به آن چیدمان قاره‌ای می‌گویند. اما در سالن‌های بزرگ که صندلی‌ها به‌صورت ردیفی و پشت سر هم قرار گرفته‌اند، قسمتی به عنوان سن در نظر گرفته می‌شود.

موقعیت سن نسبت به صندلی‌های سالن باید به‌گونه‌ای باشد که تمام حاضرین در جلسه در زاویه دید مناسب قرار داشته و تمام بخش‌های سالن برای آن‌ها قابل دید باشد. ابعاد و شکل هندسی سن نیز به نوع کاربری سالن و معماری آن بستگی دارد.


دیزاین و چیدمان

اصولا مهم‌ترین عنصر موجود در سالن جلسات، صندلی‌ها هستند به همین دلیل چیدمان آن‌ها بسیار مهم بوده و باید با توجه به نوع صندلی و چگونگی سالن کنفرانس تنظیم شوند. اگر پشتی صندلی‌هایی که برای اتاق کنفرانس انتخاب می‌شود پشت‌بلند باشند، بهتر است شیب ملایمی برای کف سالن در نظر گرفته شود تا همه حاضرین در جلسه دید کافی نسبت به قسمت ریاست یا سن داشته باشند.

البته در سالن‌هایی که یک ردیف صندلی در اطراف میزی بزرگ قرار دارد، نیازی به اختلاف سطح نیست. علاوه بر این نحوه چیدمان و فاصله بین صندلی‌ها باید به‌گونه‌ای باشد که رفت و آمد افراد دعوت شده به جلسه، به‌راحتی انجام شود. همچنین اگر فردی در میانه جلسه تصمیم به خروج از سالن داشت، افراد دیگر مانعی برای خروج او نباشند.


نکات سالن جلسات

تجربه ثابت کرده شرکت‌هایی که تصمیمات خود را به‌صورت جمعی و با استفاده از نظر هیات مدیره می‌گیرند، موفقیت بیشتری در کارها دارند. وجود محیطی آرام و بدون صدا که تجهیزات مورد نیاز برای تعدیل دما و تهویه مطبوع داشته باشد، می‌تواند مکانی ایده‌آل برای برگزاری جلسات کاری باشد.

در این بین کمک گرفتن از نیروی متخصص شرکت‌هایی که سابقه درخشانی در امر طراحی، ساخت و تجهیز سالن جلسات دارند، می‌تواند نقش مؤثری در ساخت سالن‌‌هایی با کیفیت بالا و مطابق با استاندارد‌های جهانی داشته باشد.

پارس ویونا یکی از شرکت‌های پیشرو در زمینه مشاوره و اجرای معماری داخلی، سالن‌های اجتماعات، سینمای خانگی، آکوستیک و... است. این شرکت پروژه‌های خود را در کوتاه‌ترین زمان و با رعایت استاندارد‌های لازم اجرا می‌کند. سپردن امور مربوط به ساخت و تجهیز سالن‌های همایش، کنفرانس، آمفی‌تئاتر و... به این شرکت، تضمینی برای موفقیت در کارها است.


طراحی و ساخت سالن جلسات

در بخش قبل به بررسی ویژگیهای کلیدی و عمومی یک سالن جلسات خوب پرداختیم؛ اما در این بخش قصد داریم به معرفی ویژگیها و نکات طراحی یک سالن جلسات ایده آل بپردازیم.


تجهیزات صوتی و تصویری در سالن جلسات

برای ارائه یک کنفرانس عالی و برگزاری یک جلسه ثمر و مفید، شما می بایست تمامی ابزارهای بصری لازم را در اختیار داشته باشید. همانطور که میدانید تاثیر گذاری فیلم و عکس از گفتار ارائه دهنده بیشتر است و میتواند مشتریان یا اعضای داخلی شرکت را تحت‌تأثیر قرار دهد. از این رو، پیشنهاد میشود خرید تجهیزات صوتی و تصویری با کیفیت بالا را در دستور کار قرار دهید و اختصاص نقدینگی به این بخش را به چشم سرمایه گذاری ببینید و نه هزینه.


فضایی مناسب و کافی

عدم اختصاص فضای کافی برای سالن جلسات باعث میشود در جلسات داخلی شرکت، کارمندان با راندمان و تمرکز پایین تری در جلسه حضور پیدا کنند و فرایند کارهای درون شرکتی دچار اختلال شود. در جلسات با مشتریان نیز اگر فضایی که نهایتاً به 10 نفر اختصاص دارد را برای 15 نفر در نظر بگیرید، آرامش مهمانان سلب می شود و نمی توانید اعتماد آنها برای انعقاد قراردادها و فروش محصولات و خدمات را به دست آورید. برای برگزاری جلسات با راندمان و تمرکز مطلوب، پیشنهاد میشود فضای مناسبی را برای سالن در نظر بگیرید و بیش از ظرفیت سالن مهمان دعوت نکنید. برای برقراری نظم و ایجاد فضای شخصی برای هر مهمان، میتوانید به تعداد استاندارد نفرات، مبلمان قرار دهید و فواصل میان صندلیها را به شکل استاندارد رعایت کنید.


رنگبندی

نه تنها در طراحی سالن جلسات، بلکه در طراحی هر بخشی از ساختمان شرکت خود می بایست به رنگبندی عناصر توجه ویژهای داشته باشید. معمولاً در طراحی فضای داخلی شرکتها و انتخاب رنگها، از رنگهای موجود در لوگو شرکت استفاده می شود و این موضوع میتواند در برندسازی و جلب توجه مشتریان بسیار موثر واقع شود. علاوه بر استفاده از رنگهای موجود در لوگو شرکت، میتوانید از رنگهای خنثی و روشن مانند سفید، آبی روشن و طوسی به عنوان رنگ مکمل استفاده کنید.


راحتی مهمان ها

با توجه به اینکه ممکن است برخی از جلسات در شرکتها به طول انجامد و طرفین برای دستیابی به توافق و ایجاد شرایط همکاری، ساعتها دور یک میز به مذاکره و گفتگو بپردازند، راحتی مهمانها بسیار مهم است و این شرایط مطلوب حاصل نمیشود، مگر اینکه شما در زمان طراحی و ساخت سالن جلسات از مبلمان باکیفیت و درجه یک استفاده کرده باشید. علاوه بر جنبه کاربری و راحتی مبلمان، میتوان مبلمان را یکی از مهمترین عناصر در زیبایی فضای داخلی شرکت در نظر گرفت. در صورتی که از مبلمان بی کیفیت و ارزان قیمت برای سالن جلسات، دفتر مدیریت و... استفاده کنید، فضای داخلی شرکت چندان زیبا نخواهد شد و هزینه شما برای طراحی داخلی شرکت هدر خواهد رفت.
نور طبیعی جذابیت فضای داخلی شرکت را دو چندان میکند.
اگر سالن شما پر از نور طبیعی باشد، انرژی افراد شرکت کننده نیز افزایش پیدا میکند و می توانید جلسه ای به دور از خستگی را برگزار کنید. علاوه بر تاثیر مثبت نور طبیعی بر انرژی و خلاقیت افراد، نور طبیعی فضای داخلی سالن را بزرگتر نشان میدهد و باعث کاهش مصرف برق در شرکت شما میشود. امروزه با توجه به شرایط تامین انرژی در کشورهای مختلف، کاهش هدر رفت انرژی از مهمترین دغدغه هاست و استفاده بهینه از نور طبیعی می تواند تأثیر بسزایی در کاهش مصرف انرژی در بخش اداری و تجاری کشور داشته باشد.


محیطی آرام

بدیهی است که قرار دادن سالن جلسات در طبقه های پر رفت آمد میتواند باعث حواس پرتی شرکت کنندگان شود و راندمان جلسه را کاهش دهد. اگر نمای پنجره ها نیز به فضای پر رفت و آمد و سطح شهر باشد، ممکن است تمرکز مهمانان و اعضای داخلی شرکت مختل شود، بنابراین، پیشنهاد میشود نمای پارکینگ یا حیاط های شرکت را برای نمای پنجره های خود در نظر بگیرید.


تهویه مطبوع

حضور در محیطی که تهویه مناسبی نداشته باشد و از تجهیزات مناسب سرمایشی و گرمایشی برخوردار نباشد، بسیار آزاردهنده است و میتواند مشتریان شما را فراری بدهد! اگر هوای سالن بیش از حد گرم باشد، شرکت کنندگان کلافه میشوند و اگر سالن بیش از حد سرد باشد، شرکتکنندگان انرژی خود را از دست میدهند و جلسه آنگونه که شما می خواهید پیش نمی رود. با این تفاسیر پیشنهاد میشود با استفاده از تجهیزات تهویه مطبوع و تجهیزات گرمایشی و سرمایشی، هوای سالن جلسات را در دمای مطلوب نگه دارید.


پریز برق، به تعداد لازم

شاید این نکته را خیلی جدی نگیرید، اما باید بدانید که امروزه تمامی شرکت کنندگان در جلسه، گوشی موبایل، تبلت یا لپتاپ خود را به همراه دارند و ممکن است حین جلسه شارژ باتری آنها به پایان برسد. در چنین شرایطی اگر پریز برق به تعداد لازم و در بخشهای مختلف سالن وجود نداشته باشد، ممکن است فرایند ارائه مختل شود و جلسه شما متوقف گردد. پایان یافتن شارژ گوشی موبایل، می تواند آرامش خاطر هر فردی را به هم بریزد و تمرکز وی را تحت شعاع قرار دهد، بنابراین، حتماً پریز برق را در چک لیست خود قرار دهید.


پوشش دیوارها، کفپوشها و لوازم تزئینی

علاوه بر رنگبندی که بیشتر به آن اشاره کردیم، طرح و متریال کف‌پوش‌ها و پوشش دیوارها نیز در زیبایی طراحی فضای داخلی بسیار تاثیر بگذارد. شما میتوانید در طرح و مدل این موارد آزادانه دست به انتخاب بزنید و طرح و متریال مورد علاقه خود را انتخاب کنید.
استفاده از لوازم تزئینی و دکوری امری ضروری نیست؛ اما اگر در طراحی خود از چند تابلو دکوری، گلدان و... به عنوان لوازم تزئینی استفاده کنید، زیبایی ظاهری سالن شما بهبود خواهد یافت. البته باید متذکر شویم که استفاده از تعداد زیادی لوازم تزئینی میتواند تاثیر عکس داشته باشد و سالن جلسات شما را به هم ریخته و شلوغ کند، بنابراین، در استفاده از لوازم دکوری افراط نکنید!


نکاتی در طراحی و دکوراسیون سالن جلسات

"مغز ما آنقدر سازگار است که با محیط ارتباط برقرار کند. چه بخواهیم وچه نخواهیم، تجربیات و تنظیمات آن‌ها را به هم پیوند می‌دهیم و این دو چیز با هم رفتار و عکس‌العمل ما را تولید می‌کنند."
- وینفرد گالاگر، نویسنده، قدرت مکان
یک محیط فضای کاری معمولاً شاهد انواع مختلفی از تعاملات به طور منظم است، از جلسات ۱ به ۱ و  جلسه ایستاده سریع تا ارائه از پروژه‌ها و بستن قرارداد با مشتری. از این رو، طراحی سالن جلسات باید طوری صورت گیرد که با انواع مختلف نیازها مطابقت داشته باشند. با این حال، مشکلی که اغلب فضاهای کاری با آن مواجه می‌شوند این است که اتاق‌های جلسه و کنفرانس اندازه و چیدمان یکسانی دارند و از انواع مختلف تعاملات پشتیبانی نمی‌کنند.


فضای باز را انتخاب کنید

بهم ریختگی محل برگزاری جلسات یا حتی اطراف صندلی‌ها، فضای موجود برای رفت و آمد را باریک و تنگ می‌کند و باعث می‌شود شرکت‌کنندگان احساس تنگناهراسی کنند. ناراحتی فضایی از لحاظ روانی بر همه چیز تأثیر می‌گذارد: هرب سورنسون در کتاب درون ذهن خریدار نشان می‌دهد که ۸۵ درصد از مشتریان  خرده‌فروشی مورد بررسی تجربیات رضایت‌بخش‌تری را هنگام عرضه محصولات در محیط‌های با چیدمان طراحی شده گزارش می‌دهند. همین ایده برای تعامل خریدار و عرضه‌کننده و همکاران با یکدیگر در طراحی سالن جلسات نیز صادق است: نمایش‌ها، چیدمان جلسات و تعاملات هر کدام زمانی مطلوب‌تر به نظر می‌رسند که به بهترین شیوه ارائه شوند.

راهنمای در انتخاب فضا

میزبانی یک جلسه کاری با چندین شرکت‌کننده می‌تواند یک کار دشوار برای سازماندهی باشد زیرا مهمانان شما ممکن است از مکان‌ها و فواصل مختلف برای شرکت در رفت و آمد باشند. خوشبختانه امروزه با وجود انتخاب‌های فراوان در فضای رویداد و مکان‌های اتاق جلسه برای اجاره، شما شانس بالاتری برای طراحی و دکوراسیون سالن جلسات با بهترین بازخورد را دارید. توصیه ما این است که اگر گزینه و انعطاف پذیری در انتخاب دارید، مکانی را با دسترسی عالی برای هر یک از شرکت کنندگان خود که باید با قطار، اتوبوس یا ماشین به راحتی برای شرکت در جلسه دسترسی داشته باشند، در نظر بگیرید.


نکاتی در چیدمان

فراتر از مکان، عامل دیگری که باید نقش مهمی در تصمیم‌گیری برای میزبانی کنفرانس، رویداد یا جلسه شما داشته باشد، باید عملکرد و هدف گردهمایی شما باشد. با توجه به هدف خود، می‌توانید تصمیم بگیرید که چه نوع چیدمان، حجم فضا و تعداد کار نیاز دارید تا بهره‌وری، راحتی و عملکرد مورد نیاز خود را به حداکثر برسانید. وقتی نوبت به اجاره اتاق جلسه برای کسب و کار شما می‌رسد، انتخاب سالنی جادارتر می‌تواند به نفع شما باشد. چیدمان بزرگ‌تر تجربه‌ای مجلل و چشمگیرتر را تضمین می‌کند که در آن تیم، مشتریان و مهمانان شما می توانند به راحتی درباره ایده ها و گزینه ها بحث کنند. به عنوان یک قانون سرانگشتی خوب، توصیه می‌کنیم فضایی را انتخاب کنید که کمی بیشتر از چیزی باشد که تصور می‌کنید به آن نیاز دارید، زیرا به شما کمک می‌کند برای هر شرکت‌کننده لحظه آخری انعطاف‌پذیر بمانید، کمک‌های ارائه، و می‌تواند برای ارتقای خلاقیت و بهره‌وری مفید باشد. یک فضای بزرگ‌تر همچنین می تواند به شما کمک کند مفاهیمی را که در ذهن دارید گسترش دهید، زیرا به شما امکان می‌دهد آن‌ها را به طور کامل کشف کنید زیرا محیط اطراف شما می‌تواند به شما در درک ایده‌ها در فضای ذهنی شما کمک کند. با انتخاب یک چیدمان بزرگ برای اتاق جلسه خود، می‌توانید تأثیر بی عیب و نقصی را بر مشتریان و کارمندان بالقوه خود ایجاد کنید.


ارائه تنوع محیطی

مغز انسان به تعادل نیاز دارد: زمانی برای کار هدفمند، زمانی برای شبکه سازی و معاشرت، زمانی برای تفکر و زمانی برای سرگرمی. تفاوت‌های فردی نیز وجود دارد: برخی افراد از ارائه‌های هیجان انگیز و محرک انرژی می‌گیرند. دیگران در طول یک مکالمه آرام در یک فضای آرام بهترین شارژ را دارند. این بخشی از وظیفه برنامه ریز جلسه است که محیط رویداد را به گونه‌ای طراحی کند که همه نیازها را برآورده کند. از تزئین با رنگ‌های خاموش (رنگ‌های خاکستری، مات یا غیراشباع) در فضاهای گفتگو و رنگ‌های روشن در مناطق تعامل پرانرژی استفاده کنید. با پخش موسیقی آرام در فضاهای کاری و شارژ مجدد به فضاهای جلسه عمق دهید. اصلی این است که فضا را بسته به محیطی که می‌خواهید آن منطقه تجسم کند، به حداکثر برسانید. همه فضاهای جلسه نباید یکنواخت به نظر برسند، حتی اگر در یک مکان باشند.


تازگی در طراحی سالن جلسات

مغز ناخودآگاه به طور طبیعی به سمت تجربه کردن چیزهای تازه کشیده می‌شود. چنین فعل و انفعالاتی باعث آزاد شدن انتقال دهنده عصبی دوپامین می‌شود که باعث افزایش روحیه، افزایش هوشیاری، انگیزه و فعال شدن سیستم پاداش داخلی می‌شود. فناوری‌های جدید یا فعالیت‌های تعاملی را برای جلب توجه مخاطبان خود آزمایش کنید. اشکال جدید و مهیج فناوری، مانند پیش‌بینی‌ها یا نقشه برداری ویدیویی یا صفحه نمایش‌های LCD شفاف و سیستم‌های نمایش و راه‌های جذاب و در عین حال آسان برای ایجاد یک محیط متمایز است که توجه را به خود جلب می کند و در طراحی و دکوراسیون سالن جلسات ایجاد حس تعامل قوی‌تر را بسیار مهم است.


نورپردازی را بهینه کنید

نورپردازی وسیله‌ای ساده و بسیار موثر برای تغییر فضای رویداد است. نورپردازی‌ها به روش درست در طراحی سالن جلسات واکنش عاطفی اولیه شرکت کنندگان به محرک‌ها را تشدید می‌کند. نورهای کم، احساسات را کاهش می‌دهند، به همین دلیل در طراحی و دکوراسیون سالن جلسات نور روشن ایده آل برای تصمیم گیری منطقی و مذاکرات است. سعی کنید نور را از همه لحاظ متعادل نگه دارید.


انواع چیدمان در طراحی سالن جلسات

چیدمان در طراحی و دکوراسیون سالن جلسات تعیین‌کننده‌ی نحوه‌ی تعامل شرکت‌کنندگان در جلسه می‌باشد. در این قسمت به بررسی انواع طراحی سالن جلسات از منظر سبک نشستن می‌پردازیم.


طراحی با سبک کلاس درس

در طراحی سالن جلسات به سبک کلاس درس چیدمان معمولاً با میزهای مستطیلی شکلی که در ردیف‌هایی قرار گرفته‌اند، رو به جلوی اتاق کنفرانس صورت می‌گیرد. در این دکور میزهای انفرادی (با اندازه 1.6 در 0.8 متر) تنظیم می‌شوند که به آن‌ها اجازه می‌دهد فاصله اجتماعی ۲ متری بین شرکت‌کنندگان وجود داشته باشد تا آن‌ها بتوانند به راحتی از فضا در حین رعایت اقدامات جدید در محل استفاده کنند. این طراحی سالن جلسات برای ۱۸ تا ۲۰ شرکت‌کننده مناسب است و برای ارائه‌ها و جلساتی که در آن اعضا یادداشت برداری می‌کنند، از لپ تاپ استفاده می‌کنند یا میز غذا میل کنند، ایده آل است.

سبک کاباره (Cabaret)

در چیدمان سبک کاباره  شرکت‌کنندگان که روی میزهای گرد بزرگ می‌نشینند و معمولاً برای جشن‌های غیررسمی یا فعالیت‌های تیم‌سازی، جایی که اعضا باید با هم کار کنند، ایده‌آل است. میزهای ۶ اینچی جهت برقراری راحتی برای افراد برای ۶ نفر جای می‌گیرند و یک سطح به اندازه کافی بزرگ برای کارهای مختلف فراهم می‌کنند در حالی که فاصله ۱ متری بین نمایندگان را فراهم می‌کند.


سبک تئاتر

در طراحی سالن جلسات چیدمان به سبک تئاتر نسبت به باقی چیدمان‌ها کلاسیک‌تر است. در این طراحی صندلی‌ها در ردیف‌هایی رو به جلوی اتاق قرار می‌گیرند و معمولاً برای معرفی محصول یا جلسات کوتاهی که در آن یادداشت‌برداری الزاماً الزامی نیست راحت‌تر است. گزینه‌های مختلفی برای چیدمان سبک تئاتر وجود دارد:


۱ـ سبک تئاتر : ۲متر فاصله اجتماعی (حداکثر ۲۸نفر)
گزینه اول شامل ۲متر فاصله اجتماعی بین هر نماینده است و می‌تواند حداکثر ۲۸ شرکت کننده را در خود جای دهد. این گزینه امکان حضور تعداد زیادی از نمایندگان را فراهم می‌کند و در عین حال فضای کافی را بین هر یک از اعضا فراهم می‌کند.


۲ـ سبک تئاتر: فاصله اجتماعی + ۱ متر
اگر جلسه شما شامل یادداشت برداری یا کار مشترک زیادی نیست و می‌خواهید مطابق با این ویژگی طراحی سالن جلسات را انجام دهید، گزینه دوم اجازه می‌دهد تا ۱ متر + فاصله اجتماعی بین افراد وجود داشته باشد. طبق این چیدمان می‌تواند تعداد ظرفیت افراد را به حداکثر برسانید.