طراحی سالن جلسات
نتایج تحقیقات بیزینس هاروارد نشان داده‌اند طراحی و دکوراسیون سالن جلسات می‌تواند تأثیر زیادی روی شرکت‌کنندگان و کیفیت جلسه آن بگذارند. مهم‌ترین تصمیمات و ارزیابی‌های هر پروژه در جلسات مربوط به آن صورت می‌گیرد همان‌طور که می‌دانید با توجه به اهمیت زمان، بازده جلسات تعیین‌کننده‌ی موفقیت نهایی هر برنامه است. هر سازمانی، صرف نظر از اندازه، نیاز به فضای برنامه‌ریزی شده‌ای دارد که به طور خاص برای همکاری طراحی شده است. اکنون که در حال حرکت به عصر جدیدی از افزایش کار هیبریدی هستیم، طراحی خوب اتاق جلسه حتی حیاتی‌تر خواهد بود. با این حال، اتاق های جلسه نیز حوزه‌ای است که اغلب از نظر طراحی نادیده گرفته می‌شود. طراحی اتاق جلسه می‌تواند تأثیر بسزایی در نتیجه بحث داشته باشد. عناصر طراحی و دکوراسیون سالن جلسات مانند نوع و محل قرارگیری مبلمان، تجهیزات کنفرانس، نورپردازی، آکوستیک و دکور اتاق نقش مهمی در مسیری که یک جلسه می‌تواند پیش برود دارد. با این حال، بیشتر طرح‌های اتاق جلسه که امروزه دیده می‌شوند، از انواع مکالمه‌هایی که در داخل انجام می‌شود پشتیبانی نمی‌کنند. این راهنمای برند پارس ویونا به شما کمک می‌کند چشم‌اندازی بهتر برای شرکت خود ایجاد کنید و به شما راهنمایی می‌کند که هنگام انتخاب اتاق کنفرانس، فضای محل برگزاری یا مکان جلسه بعدی چه مواردی را باید در نظر داشته باشید.
نکاتی در طراحی سالن جلسات
"مغز ما آنقدر سازگار است که با محیط ارتباط برقرار کند. چه بخواهیم وچه نخواهیم، تجربیات و تنظیمات آن‌ها را به هم پیوند می‌دهیم و این دو چیز با هم رفتار و عکس‌العمل ما را تولید می‌کنند."
یک محیط فضای کاری معمولاً شاهد انواع مختلفی از تعاملات به طور منظم است، از جلسات ۱ به ۱ و جلسه ایستاده سریع تا ارائه از پروژه‌ها و بستن قرارداد با مشتری. از این رو، طراحی سالن جلسات باید طوری صورت گیرد که با انواع مختلف نیازها مطابقت داشته باشند. با این حال، مشکلی که اغلب فضاهای کاری با آن مواجه می‌شوند این است که اتاق‌های جلسه و کنفرانس اندازه و چیدمان یکسانی دارند و از انواع مختلف تعاملات پشتیبانی نمی‌کنند.
انتخاب فضای باز
بهم ریختگی محل برگزاری جلسات یا حتی اطراف صندلی‌ها، فضای موجود برای رفت و آمد را باریک و تنگ می‌کند و باعث می‌شود شرکت‌کنندگان احساس تنگناهراسی کنند. ناراحتی فضایی از لحاظ روانی بر همه چیز تأثیر می‌گذارد: هرب سورنسون در کتاب درون ذهن خریدار نشان می‌دهد که ۸۵ درصد از مشتریان خرده‌فروشی مورد بررسی تجربیات رضایت‌بخش‌تری را هنگام عرضه محصولات در محیط‌های با چیدمان طراحی شده گزارش می‌دهند. همین ایده برای تعامل خریدار و عرضه‌کننده و همکاران با یکدیگر در طراحی سالن جلسات نیز صادق است: نمایش‌ها، چیدمان جلسات و تعاملات هر کدام زمانی مطلوب‌تر به نظر می‌رسند که به بهترین شیوه ارائه شوند.
راهنمایی در انتخاب فضا
میزبانی یک جلسه کاری با چندین شرکت‌کننده می‌تواند یک کار دشوار برای سازماندهی باشد زیرا مهمانان شما ممکن است از مکان‌ها و فواصل مختلف برای شرکت در رفت و آمد باشند. خوشبختانه امروزه با وجود انتخاب‌های فراوان در فضای رویداد و مکان‌های اتاق جلسه برای اجاره، شما شانس بالاتری برای طراحی و دکوراسیون سالن جلسات با بهترین بازخورد را دارید. توصیه ما این است که اگر گزینه و انعطاف پذیری در انتخاب دارید، مکانی را با دسترسی عالی برای هر یک از شرکت کنندگان خود که باید با قطار، اتوبوس یا ماشین به راحتی برای شرکت در جلسه دسترسی داشته باشند، در نظر بگیرید.
نکاتی در چیدمان
فراتر از مکان، عامل دیگری که باید نقش مهمی در تصمیم‌گیری برای میزبانی کنفرانس، رویداد یا جلسه شما داشته باشد، باید عملکرد و هدف گردهمایی شما باشد. با توجه به هدف خود، می‌توانید تصمیم بگیرید که چه نوع چیدمان، حجم فضا و تعداد کار نیاز دارید تا بهره‌وری، راحتی و عملکرد مورد نیاز خود را به حداکثر برسانید. وقتی نوبت به اجاره اتاق جلسه برای کسب و کار شما می‌رسد، انتخاب سالنی جادارتر می‌تواند به نفع شما باشد. چیدمان بزرگ‌تر تجربه‌ای مجلل و چشمگیرتر را تضمین می‌کند که در آن تیم، مشتریان و مهمانان شما می توانند به راحتی درباره ایده ها و گزینه ها بحث کنند. به عنوان یک قانون سرانگشتی خوب، توصیه می‌کنیم فضایی را انتخاب کنید که کمی بیشتر از چیزی باشد که تصور می‌کنید به آن نیاز دارید، زیرا به شما کمک می‌کند برای هر شرکت‌کننده لحظه آخری انعطاف‌پذیر بمانید، کمک‌های ارائه، و می‌تواند برای ارتقای خلاقیت و بهره‌وری مفید باشد. یک فضای بزرگ‌تر همچنین می تواند به شما کمک کند مفاهیمی را که در ذهن دارید گسترش دهید، زیرا به شما امکان می‌دهد آن‌ها را به طور کامل کشف کنید زیرا محیط اطراف شما می‌تواند به شما در درک ایده‌ها در فضای ذهنی شما کمک کند. با انتخاب یک چیدمان بزرگ برای اتاق جلسه خود، می‌توانید تأثیر بی عیب و نقصی را بر مشتریان و کارمندان بالقوه خود ایجاد کنید.
ارائه تنوع محیطی
مغز انسان به تعادل نیاز دارد: زمانی برای کار هدفمند، زمانی برای شبکه سازی و معاشرت، زمانی برای تفکر و زمانی برای سرگرمی. تفاوت‌های فردی نیز وجود دارد: برخی افراد از ارائه‌های هیجان انگیز و محرک انرژی می‌گیرند. دیگران در طول یک مکالمه آرام در یک فضای آرام بهترین شارژ را دارند. این بخشی از وظیفه برنامه ریز جلسه است که محیط رویداد را به گونه‌ای طراحی کند که همه نیازها را برآورده کند. از تزئین با رنگ‌های خاموش (رنگ‌های خاکستری، مات یا غیراشباع) در فضاهای گفتگو و رنگ‌های روشن در مناطق تعامل پرانرژی استفاده کنید. با پخش موسیقی آرام در فضاهای کاری و شارژ مجدد به فضاهای جلسه عمق دهید. اصلی این است که فضا را بسته به محیطی که می‌خواهید آن منطقه تجسم کند، به حداکثر برسانید. همه فضاهای جلسه نباید یکنواخت به نظر برسند، حتی اگر در یک مکان باشند.
تازگی در طراحی سالن جلسات
مغز ناخودآگاه به طور طبیعی به سمت تجربه کردن چیزهای تازه کشیده می‌شود. چنین فعل و انفعالاتی باعث آزاد شدن انتقال دهنده عصبی دوپامین می‌شود که باعث افزایش روحیه، افزایش هوشیاری، انگیزه و فعال شدن سیستم پاداش داخلی می‌شود. فناوری‌های جدید یا فعالیت‌های تعاملی را برای جلب توجه مخاطبان خود آزمایش کنید. اشکال جدید و مهیج فناوری، مانند پیش‌بینی‌ها یا نقشه برداری ویدیویی یا صفحه نمایش‌های LCD شفاف و سیستم‌های نمایش و راه‌های جذاب و در عین حال آسان برای ایجاد یک محیط متمایز است که توجه را به خود جلب می کند و در طراحی و دکوراسیون سالن جلسات ایجاد حس تعامل قوی‌تر را بسیار مهم است.
بهینه کردن نورپردازی
نورپردازی وسیله‌ای ساده و بسیار موثر برای تغییر فضای رویداد است. نورپردازی‌ها به روش درست در طراحی سالن جلسات واکنش عاطفی اولیه شرکت کنندگان به محرک‌ها را تشدید می‌کند. نورهای کم، احساسات را کاهش می‌دهند، به همین دلیل در طراحی و دکوراسیون سالن جلسات نور روشن ایده آل برای تصمیم گیری منطقی و مذاکرات است. سعی کنید نور را از همه لحاظ متعادل نگه دارید.
انواع چیدمان در طراحی سالن جلسات
چیدمان در طراحی و دکوراسیون سالن جلسات تعیین‌کننده‌ی نحوه‌ی تعامل شرکت‌کنندگان در جلسه می‌باشد. در این قسمت به بررسی انواع طراحی سالن جلسات از منظر سبک نشستن می‌پردازیم.
طراحی با سبک کلاس درس
در طراحی سالن جلسات به سبک کلاس درس چیدمان معمولاً با میزهای مستطیلی شکلی که در ردیف‌هایی قرار گرفته‌اند، رو به جلوی اتاق کنفرانس صورت می‌گیرد. در این دکور میزهای انفرادی (با اندازه 1.6 در 0.8 متر) تنظیم می‌شوند که به آن‌ها اجازه می‌دهد فاصله اجتماعی ۲ متری بین شرکت‌کنندگان وجود داشته باشد تا آن‌ها بتوانند به راحتی از فضا در حین رعایت اقدامات جدید در محل استفاده کنند. این طراحی سالن جلسات برای ۱۸ تا ۲۰ شرکت‌کننده مناسب است و برای ارائه‌ها و جلساتی که در آن اعضا یادداشت برداری می‌کنند، از لپ تاپ استفاده می‌کنند یا میز غذا میل کنند، ایده آل است.
سبک کاباره (Cabaret)
در چیدمان سبک کاباره شرکت‌کنندگان که روی میزهای گرد بزرگ می‌نشینند و معمولاً برای جشن‌های غیررسمی یا فعالیت‌های تیم‌سازی، جایی که اعضا باید با هم کار کنند، ایده‌آل است. میزهای ۶ اینچی جهت برقراری راحتی برای افراد برای۶ نفر جای می‌گیرند و یک سطح به اندازه کافی بزرگ برای کارهای مختلف فراهم می‌کنند در حالی که فاصله ۱ متری بین نمایندگان را فراهم می‌کند.
سبک تئاتر
در طراحی سالن جلسات چیدمان به سبک تئاتر نسبت به باقی چیدمان‌ها کلاسیک‌تر است. در این طراحی صندلی‌ها در ردیف‌هایی رو به جلوی اتاق قرار می‌گیرند و معمولاً برای معرفی محصول یا جلسات کوتاهی که در آن یادداشت‌برداری الزاماً الزامی نیست راحت‌تر است. گزینه‌های مختلفی برای چیدمان سبک تئاتر وجود دارد:
۱ـ سبک تئاتر : ۲متر فاصله اجتماعی (حداکثر ۲۸نفر)
گزینه اول شامل ۲متر فاصله اجتماعی بین هر نماینده است و می‌تواند حداکثر ۲۸ شرکت کننده را در خود جای دهد. این گزینه امکان حضور تعداد زیادی از نمایندگان را فراهم می‌کند و در عین حال فضای کافی را بین هر یک از اعضا فراهم می‌کند.
۲ـ سبک تئاتر: فاصله اجتماعی + ۱ متر
اگر جلسه شما شامل یادداشت برداری یا کار مشترک زیادی نیست و می‌خواهید مطابق با این ویژگی طراحی سالن جلسات را انجام دهید، گزینه دوم اجازه می‌دهد تا ۱ متر + فاصله اجتماعی بین افراد وجود داشته باشد. طبق این چیدمان می‌تواند تعداد ظرفیت افراد را به حداکثر برسانید.
اهمیت فضای سالن جلسات بیشتر از چیزی است که به چشم می‌آیند. در واقع جایی هستند که تعاملات بسیاری اتفاق می‌افتند. طراحی و دکوراسیون اتاق جلسات می‌تواند بر نحوه برگزاری جلسات و جهت گیری نتایج آن‌ها تأثیر بگذارد. پیروی از تکنیک‌های طراحی سالن جلسات مدرن می‌تواند به دستیابی به بیشترین بهره از تعاملاتی که در این فضاها رخ می‌دهد کمک کند. هر صنعتی که کسب و کار شما در فرآیند انتخاب و سازماندهی یک دکوراسیون یا چیدمان اتاق باشد، نقشی حیاتی در ایجاد روحیه مناسب ایفا می‌کند و می‌تواند بر نتیجه هر تلاش تجاری تأثیر بگذارد. با انتخاب مکان مناسبی که عملیات، اصول و سبک کسب و کار شما را منعکس می‌کند، می‌توانید تأثیری دقیق بر ذی‌نفعان خود بگذارید و برند، چشم‌انداز و هویت تجاری خود را تعریف کنید. برند پارس ویونا بهترین و قابل‌اعتمادترین مشاور شما در مسیر طراحی و دکوراسیون سالن جلسات است. امیدوارم این مطلب برای شما مفید بوده است.
